Embora o Word traga ferramentas para a criação e edição de tabelas, não dá para dizer que ele é a ferramenta mais adequada para isso. Não à toa, a Microsoft também tem o Excel, que é muito mais apropriado para esse gerenciamento de dados.

Hoje, dando sequência ao nosso quadro de dicas e tutoriais, confira a seguir como importar tabelas do Excel para o Word de forma simples e rápida.

Apesar do Word ter melhorado – e muito – as suas ferramentas de criação e gerenciamento de tabelas, ele ainda é um editor de textos – e não um programa de planilha eletrônica como o Excel, dedicado a organizar, armazenar e manipular dados.

Então, de maneira geral, a dica que fica é: se você precisa redigir um texto ou relatório, use o Word. Se precisa manipular e visualizar os dados de um estudo ou projeto, use o Excel. Mas e quando os propósitos se misturam?

Bem, se você precisa que o seu documento tenha uma ou mais tabelas, a dica não muda tanto: crie e manipule os dados da tabela no Excel e depois importe essa tabela para o Word. Para isso, há basicamente duas maneiras, e qual método você irá escolher depende muito do seu objetivo.

Se você deseja que a tabela no Word sempre reflita qualquer alteração que você fez na tabela original, no Excel, você precisará importar essa tabela para o Word como um objeto linkado. Por outro lado, se a tabela está finalizada e você não quer correr riscos de ela sofrer alterações depois que foi importada, a melhor alternativa pode ser copiar a tabela do Excel e colar no Word, da maneira mais simples possível.

Confira as categorias a seguir:

• Copie uma tabela do Excel para o Word como um objeto (dados dinâmicos)
• Copie uma tabela do Excel para o Word de forma simples (dados estáticos)

Copie uma tabela do Excel para o Word como um objeto linkado

Se você copiar a tabela do Excel e colar no Word como um objeto linkado, toda vez que os dados da tabela forem alterados no programa de planilhas, eles também serão alterados automaticamente no editor de texto, de forma dinâmica. Confira as instruções:

• Primeiro, ainda no Excel, formate a sua tabela. Para isso, selecione toda a tabela e clique no botão de “Formatar como Tabela”, no menu superior. O Excel também deverá confirmar se a sua tabela tem uma linha de cabeçalho;
• Agora, selecione todos os dados da sua tabela e aperte Ctrl+C no seu teclado para copiar os dados.

• Já no Word, posicione o cursor onde gostaria de inserir a tabela copiada. Clique no ícone de seta ao lado do botão de “Colar”, no menu superior, e selecione “Colar Especial...”.

• Na nova janela, marque a caixa de “Colar vínculo” e selecione a opção de “Pasta de trabalho do Microsoft Excel: objeto”;
• Clique em “Ok”.

• A tabela aparecerá dentro do Word como imagem. Redimensione-a e reposicione-a de acordo com as necessidades do seu documento, atento a manter as proporções. Para fazer isso da melhor forma, use as alças das diagonais da tabela.

Agora que você importou a tabela, mude os dados no Excel para vê-los sendo alterados automaticamente no Word. Toda vez que o documento for aberto a partir de agora, a aplicação irá perguntar se você deseja atualizar os dados da tabela original. Clique em “Sim” para garantir que o documento contenha a versão mais recente.

De forma adicional, se quiser garantir que os dados estão sempre atualizados, selecione a tabela e aperte F9 no seu teclado para reforçar o link e atualizar as informações. Clicar sobre a tabela duas vezes também deve te levar para o documento original, no Excel.

Para ver mudanças de formatação, tamanho ou de outras propriedades sendo refletidas, será necessário copiar e colar a tabela no Word novamente. Para que a atualização aconteça de forma descomplicada, garanta que os arquivos estão salvos em locais em que podem se comunicar, como em uma mesma pasta ou mesma rede local.

Copie uma tabela do Excel para o Word de forma simples

Uma outra forma de importar uma tabela do Word para o Excel é simplesmente copiando e colando a tabela. Através deste método, uma vez que os dados forem colocados no Word, qualquer tipo de edição ficará a cargo do editor de texto – a não ser que você repita todo o processo, é claro. Confira as instruções:

• Ainda no Excel, selecione todos os dados da sua tabela e aperte Crlt+C para copiar os dados.
  • Dica: se você quiser lidar menos com as opções de formatação de tabela do Word, pode formatar sua tabela já no Excel. Para isso, selecione toda a tabela e clique no botão de “Formatar como Tabela”, no menu superior. O Excel também deverá confirmar se a sua tabela tem uma linha de cabeçalho.

• Agora, de volta ao Word, posicione o cursor onde você deseja colar a tabela e aperte Crtl+V no seu teclado. A partir desse momento, toda a formatação adicional da tabela terá que ser feita através do próprio Word, pelo menu superior de “Design da Tabela”.
  • Dica: se colar a tabela com a formatação não deu muito certo, você pode tentar colar a tabela em outros formatos ou até sem formatação. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre o documento e selecione a opção de “Colar Especial”. No novo menu, explore as opções.

Como a tabela colada dessa forma não tem mais nenhuma ligação com o documento do Excel, independente das alterações que forem realizadas por lá, elas não surtirão nenhum efeito no Word. Da mesma forma, se você precisar fazer alguma alteração mínima nos dados, poderá fazer isso diretamente através do editor de texto.