Manter sua caixa de e-mail organizada e limpa pode tomar muito tempo se você decide fazer todo o processo de forma manual. Mas você sabia que é possível automatizar sua caixa do Gmail para arquivar ou deletar e-mails antigos automaticamente? Hoje, dando sequência ao nosso quadro de dicas e tutoriais, confira a seguir como realizar esse processo.

Se você está passando por um momento de pouco espaço disponível no seu Gmail ou simplesmente quer deixar a experiência geral da sua caixa de entrada um pouco mais simples, sem tanta informação, fazer uma limpa nos seus e-mails antigos pode ser uma ótima solução.

Através dos filtros do Gmail, é possível definir para que mensagens anteriores a um certo período sejam automaticamente deletadas ou arquivadas – a escolha é sua. Como você confere a seguir, basta definir o período, configurar e salvar o filtro e, daí para frente, ver tudo acontecer como um passe de mágica.

Mas atenção! Embora seja possível usar filtros rápidos na busca do Gmail, inclusive no aplicativo, realizar a configuração total do filtro depende da interface web do serviço. De qualquer forma, depois que o filtro é configurado, ele funciona na sua caixa de entrada como um todo, independente do dispositivo.

Confira as seções a seguir:

• Arquivar ou deletar e-mails antigos automaticamente no Gmail
  • Edite ou remova o filtro criado
• Mais sobre os filtros do Gmail

Arquivar ou deletar e-mails antigos automaticamente no Gmail

Antes de partir para a configuração do filtro diretamente, vamos ensinar você como lidar com alguns critérios de busca dentro do Gmail – isso será importante para você entender como as coisas acontecem. Com sua caixa de entrada aberta no seu navegador, clique no campo de buscas no topo da tela e pesquise por:

Como você pode ter notado, o Gmail passou a exibir todas as mensagens da sua caixa de entrada em ordem cronológica, ignorando as seleções pré-definidas de “Principal”, “Social”, “Atualizações” etc.

Agora, para filtrar as mensagens por período, adicione “older_than:” seguido pela quantidade de dias (d), semanas (w) ou anos (y). Para filtrar e-mails que foram recebidos há mais de 100 dias, por exemplo, pesquise por:

Se quiser filtrar mensagens de mais de 5 anos, use:

Digite (ou copie e cole) esses comandos na busca do Gmail para ver a plataforma filtrando suas mensagens. Mude os parâmetros de tempo para ver como o filtro funciona.

Agora que você entendeu como a busca trabalha, vamos finalmente definir a automatização da sua caixa de entrada. Confira as instruções:

• Ainda na barra de buscas do Gmail, clique no ícone de “Mostrar opções de pesquisa”.

• No campo de “Contém as palavras”, insira parte do critério de busca comentado para filtrar o período. Usando o nosso exemplo, seria ‘older_than:100d’ ou ‘older_than:5y’;
• Clique no botão de “Pesquisar”. O Gmail deverá retornar os mesmos e-mails que você filtrou antes.

• Agora, clique mais uma vez no botão de “Mostrar opções de pesquisa”;
• Com a janela aberta novamente, clique em “Criar filtro”.

• Como estamos lidando com e-mails antigos, você deverá ver um alerta informando que os termos utilizados para o filtro não correspondem a novos e-mails. Tudo dentro do planejado: clique em “Ok” para continuar.

• Agora você irá definir o que irá acontecer com os e-mails filtrados com base no período:
  • Para arquivar os e-mails, marque a caixa “Ignorar a caixa de entrada (Arquivar)”;
  • Para excluir os e-mails, marque a caixa “Excluir”;
  • Dica: você pode marcar a opção de “Também aplicar filtro a conversas correspondentes” caso queira arquivar ou excluir conversas relacionadas aos e-mails filtrados.
• Selecionada a opção, clique em “Criar filtro” para concluir o processo. Uma mensagem na parte inferior da tela confirmará que o filtro foi criado.

Você aprendeu a criar o filtro e arquivou ou mandou todos os e-mails do período selecionado para a lixeira do Gmail.

Agora, se quiser ter a certeza de que o filtro que criamos realmente funciona, de volta a sua caixa de entrada, insira o mesmo critério inserido no filtro na caixa de buscas e realize a pesquisa. O Gmail deverá retornar a mensagem de que nenhum e-mail corresponde a sua pesquisa.

Edite ou remova o filtro criado

Depois que o filtro é criado, você não precisa fazer mais nada: toda mensagem que atingir o requisito do filtro será automaticamente arquivada ou deletada pelo Gmail. Mas se você quiser mudar o funcionamento do filtro ou até mesmo apagá-lo; confira:

• Com o Gmail aberto no seu navegador, clique no ícone de engrenagem no topo da tela;
• Agora, clique em “Mostrar todas as configurações”.

• Na nova tela, clique na aba de “Filtros e endereços bloqueados”;
• Para modificar um filtro, localize-o na lista de filtros e clique na opção de “Editar” logo ao lado.

• Faça as alterações necessárias nas duas janelas em sequência e clique em “Atualizar filtro”.

• Caso você queira apenas excluir um filtro, ainda na aba de “Filtros e endereços bloqueados”, clique na opção de “Excluir” ao lado do filtro desejado e confirme a ação na tela seguinte.

Mais sobre os filtros do Gmail

Usar os filtros do Gmail pode ser uma ótima opção para ganhar algum tempo na hora de organizar a sua caixa de entrada – ou até mesmo, de saída. Para aprender mais um pouco sobre suas possibilidades, confira estes nossos outros guias:

• Como criar regras para filtrar seus e-mails automaticamente no Gmail
• Como encontrar e-mails não lidos no Gmail
• Como encontrar seus e-mails arquivados no Gmail
• Como bloquear um domínio (@) usando filtros no Gmail

Os modelos também podem ser uma ótima forma de economizar tempo na hora de enviar seus e-mails. Quer aprender todos os detalhes de como usá-los e combinar seu funcionamento com os filtros para enviar respostas automáticas? Confira este nosso outro tutorial:

• Como criar modelos de e-mail no Gmail e usar para respostas automáticas