Assim como outros editores, o Word disponibiliza a opção de encontrar palavras e fragmentos de texto de forma simplificada. No entanto, traz o diferencial de também oferecer recursos de busca e substituição avançados.

Hoje, dando sequência ao nosso quadro de dicas e tutoriais, confira a seguir como usar todos esses recursos do editor de texto da Microsoft.

Como você provavelmente já sabe, o Word disponibiliza um menu básico de busca no documento que pode ser acessado através do famoso atalho de teclado ‘Ctrl + F’ (Windows) ou ‘Command + F’ (Mac).

Com ele, é possível encontrar facilmente ocorrências de uma palavra ou até de um pequeno bloco de texto. Basta digitar a palavra no único campo da janela e apertar ‘Enter’ para realizar a busca.

Localizar e Substituir Avançado

No entanto, a melhor forma de encontrar e de também encontrar e substituir palavras é através do menu de ‘Localizar e Substituir Avançado’. Com ele, é possível alternar facilmente entre as opções de ‘Localizar’ e ‘Substituir’ e pesquisar de forma muito mais específica no texto.

Para abrir esse menu avançado, basta apertar o atalho de teclado ‘Crtl + H’ no Windows. Não há um atalho dedicado para ele no Mac, mas é possível acessá-lo através do caminho “Editar” > “Localizar” > “Localizar e Substituir Avançado”.

Assim como fica claro pelo título das abas do menu, enquanto a aba ‘Localizar’ permite que o usuário encontre referências de uma palavra ou trecho em todo o texto, a aba de ‘Substituir’ permite não apenas encontrar a referência, como substituí-la por um substituto.

Para a aba de ‘Localizar’, insira o texto que deseja encontrar e clique no botão “Localizar Próxima”. A cada vez que você apertar o botão, o Word te mostrará a próxima ocorrência daquela palavra. Se desejar ver todas as ocorrências destacadas enquanto rola pelo texto, marque também a caixa da opção “Realçar todos os itens encontrados em” e selecione um item.

A aba de ‘Substituir’ traz um funcionamento parecido. Digite a texto que você quer encontrar no campo de “Localizar o quê” e, em seguida, digite o texto de substituição na caixa de “Substituir por”. Clique no botão de “Substituir tudo” para trocar todas as referências da palavra original em único clique ou, caso queira ir revisando as trocas uma por vez, clique em “Substituir”.

Você aprendeu o funcionamento básico do recurso. Na categoria a seguir, confira como acessar opções de pesquisa mais avançadas.

Usar os recursos avançados

Como mencionado, esse menu também traz opções avançadas de busca e de busca e substituição. Ao clicar no botão de “Mais” no Windows ou de “v” no Mac, um conjunto completamente novo de opções é mostrado.

Essas novas opções, que estão disponíveis tanto na aba de ‘Localizar’ quanto na aba de ‘Substituir’, permitem realizar pesquisas e substituições com sensibilidade de maiúscula e minúscula, diferenciando palavras inteiras, procurando por termos parecidos, ignorando espaços em branco e pontuação e até mesmo usando caracteres coringas.

Basta assinalar qual recurso quer utilizar para a pesquisa e realizar a busca ou substituição normalmente, como instruímos acima. Confira na lista a seguir uma breve explicação sobre cada uma das opções:

• Diferenciar maiúsculas de minúsculas:
  • ​Essa opção tem um funcionamento muito parecido com o de busca e substituição normal. Nela, a grande diferença é o foco específico na capitalização (ou não) das palavras. Ou seja, se você escreveu “Livro” em todo o documento, mas quer trocar para “livro”, basta usar esse elemento. Caso você tenha escrito “Livros” – com ‘s’ –, o recurso também encontrará a palavra.
• Localizar apenas palavras inteiras:
  • ​Ainda usando o exemplo acima, vamos supor que você escreveu “livro”, mas gostaria de substituir a palavra pelo título da obra. No entanto, você não quer que a busca também encontre (e substitua) os trechos onde digitou “Livros”. Para isso, basta assinalar essa opção e inserir “livro” em ‘Localizar o quê’ e o título em ‘Substituir por’ para executar a troca. As ocorrências de “livros” não serão afetadas.
• Usar caracteres curinga:
  • Os caracteres curinga representam elementos desconhecidos em um texto e podem ajudar a encontrar itens com estrutura parecida. O asterisco (*), por exemplo, pode ser usado para achar palavras que começam em ‘Ante*’ no seu texto, como ‘Antebraço’, ‘Antecipar’, ‘Antepassado’ etc. Já a interrogação pode te ajudar a encontrar uma única letra dentro de uma sequência, como ‘s?l?, que pode resultar em ocorrências como ‘sol’, ‘sal’, ‘sul’ etc. Ao clicar em “Especial” é possível ver a lista completa de possibilidades.
• Parece com (semelhantes)*:
  • Esse recurso pode ser especialmente útil para encontrar erros que podem ter passado direto pelo corretor. Ele permite encontrar ocorrências de palavras homófonas – que são palavras com a mesma pronúncia –, como ‘cela’ e ‘sela’, ‘tachar’ e ‘taxar’, ‘cem’ e ‘sem’ etc. Então, ao digitar “seção” na busca com a opção assinalada, o Word poderá retornar ocorrências como ‘seção’, ‘sessão’ e ‘cessão’, por exemplo.
• Todas as formas da palavra*:
  • ​Essa função permite encontrar todas as formas de uma palavra em questão, focando principalmente em derivações.
• Coincidir prefixo/Coincidir sufixo:
  • Prefixo e sufixo são afixos da língua portuguesa que são usados para formar novas palavras. De forma direta, prefixo vem antes, como ‘in-’ em ‘infeliz’, ‘inútil’, ‘invisível’ etc, e sufixo vem depois, como ‘-ismo’ em ‘socialismo’, ‘cristianismo’ etc. Quando assinaladas, essas opções permitem encontrar palavras com o prefixo ou sufixo escolhidos. Ao buscar ‘des’, por exemplo, o Word poderá retornar palavras como ‘desanimar’, ‘desfazer’, ‘desleal’ etc.
• Ignorar caracteres de pontuação/espaço em branco:
  • Essas duas últimas opções são um tanto quanto autoexplicativas. Elas permitem realizar a busca sem considerar pontuação ou espaços em branco. Então, se você quer procurar ocorrências de ‘fábrica’ ou ‘fabrica’, ou de ‘pode' e ‘pôde’, por exemplo, esse recurso pode ajudar. Da mesma forma, se você tem ‘TudoCelular’ e ‘Tudo Celular’ no mesmo texto, pode encontrar as duas ocorrências ignorando os caracteres em branco.

* Embora o Word esteja constantemente melhorando, tanto a opção de “Parece com” como a de “Todas as formas da palavra” costumam apresentar algumas inconsistências em seu funcionamento, principalmente em textos em português. Em nossa experiência, essas opções foram muito mais efetivas em textos em inglês.

Para finalizar, ainda na mesma janela de “Localizar e Substituir”, o Word ainda traz um campo extra de “Procurar” – como destacado na imagem acima. Nele você pode escolher a extensão da busca. A ferramenta deverá executar a busca em “Todo” o documento, ou apenas “Acima” ou “Abaixo” da localização atual do cursor?